このページでは電子帳簿保存法のうち、全ての企業で義務化された電子取引情報の電子保存する際の要件についてGoogle Workspace（Drive）＋Drive Labelerを利用した対応方法について説明しています。

令和4年1月施行改正電子帳簿保存法の概要3点

１.事前申請～承認制度の廃止

保存要件を満たせば、自社の判断ですぐに電子帳簿保存に取り組めるようになりました。

２.電子保存に係る実施要件の大幅な緩和

国税関係書類のスキャナ保存においてはタイムスタンプ期限の緩和や定期検査の撤廃など、経営資源の少ない中小企業においても電子保存を実現しやすくなりました。

３.「電子取引」で発生した取引情報は「電子保存」することを義務化

電子取引とは「取引情報の授受を電磁的方式により行う取引」と定義され、請求書や領収書等をデータでやりとりする場合に該当します。電子データで受領した請求書等は、これまでは印刷保管すれば取引証憑として認められましたが、これを無効とし、一定の要件のもとで電子データのまま保管することが義務付けられることなりました。

以下の図が電子帳簿保存法の対象となる帳票類です。

このうちの「電子取引の取引情報」についてはは紙での保管をすることができず、オリジナルの電子データで保存しなければならなくなりました。「電子取引の取引情報」以外の書類は紙での保管も認められています。

電子取引に該当する取引例 （国税庁　電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】）

①電子メールにより請求書や領収書等のデータ（ＰＤＦファイル等）を受領

②インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ
（ＰＤＦファイル等）又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用

③電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用

④クレジットカードの利用明細データ、交通系ＩＣカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用

⑤特定の取引に係るＥＤＩシステムを利用

⑥ペーパーレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用

⑦請求書や領収書等のデータをＤＶＤ等の記録媒体を介して受領

電子取引の取引情報の保存についての４要件

電子取引に関する請求書等の取引情報を電子保存するには以下の4つの要件を満たす必要があります。

（１）システム概要に関する書類の備え付け

（２）見読可能装置の備え付け

（３）検索機能の確保

（４）データの真実性を担保する措置

Google Workspace+Drive Labelerを利用した対応方法

ここからは上記の要件をGoogle WorkspaceとDrive Labelerでどのように対応するか説明します。

（１）システム概要に関する書類の備え付け

弊社で用意しているDrive Labeler利用マニュアルをご利用いただけます。こちらを備え付けください。

（２）見読可能装置の備え付け

データ確認のためのディスプレイ・アプリを準備することであり、これはデータを確認する上でも必須のものです。パソコンとGoogle Drive（Workpsace）が該当します。

（３）検索機能の確保

Google Drive（Google Workspace Business Standard以上）のラベル機能を利用することで検索条件「日付、金額、取引先」をファイルに付与することができます。Drive Labelerはそれらのラベルの付与処理、年月別整理を簡単、高速に行うことが可能になります。

（４）データの真実性を担保する措置

こちらはデータの訂正や削除によって改ざんや隠ぺいを阻止するための規定を社内で設定するという内容です。国税庁からサンプルの出ている「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）（Word/16KB）」を作成し社内に展開します。2ページものの簡単な規定です。

以上で電子取引に関する情報の電子保管を行うことができるようになります。

※Google Vaultが利用できるエディションのGoogle Workspaceをご利用の場合はVaultの設定を行うことで、訂正や削除の管理ができるので規定を作成する必要はありません。

Vaultを利用する設定については株式会社ストリートスマート社の提供するマニュアルで対応することができます。https://www.master-apps.jp/service/denshichobo/