ラベル機能とは

Google ドライブのラベル機能は、ファイルにタグや分類情報をつけることで、ファイルを整理・検索・管理を効率化させる機能です。
フォルダとは異なり、階層構造ではなく、複数のラベルを自由に付与できる点が特徴です。
ラベルには「バッチラベル」と「標準ラベル」の2つが用意されています。
それぞれの表示箇所は下図の通りです。

バッチラベル

バッチラベルは重要なファイルを目立たせる強力なタグです。
例えば「ファイルの機密性」を表すラベルとして設定すれば「最高機密」「内部」「公開」「非公開」など、
ファイルのセキュリティレベルをユーザーに明示することができます。
バッジラベルはファイル名の横に色付きのアイコンで表示されますので一目瞭然で重要度を認識できます。
バッジラベルは最大10個まで作成できます。

標準ラベル

バッジラベルよりも自由度の高いラベルです。ファイルの種類、プロジェクト、クライアントなど、様々な基準でファイルを分類することができます。
150 個の標準ラベル（バッジラベルを作成する場合は 149 個）を作成できます。標準ラベルは、タグ（ユーザー入力のないシンプルなラベル）のように設定したり、
またはユーザーがさらに情報を提供できる構造化フィールド（金額、取引先、取引日、プロジェクト名など）を追加したりできます。

ラベルの活用例

ラベルを利用した電子帳簿保存

ラベル機能を利用することで、請求書や各種伝票等、電子取引で利用される各種帳票をGoogle Driveに保存できます。
ラベルに取引先や取引日、金額を記録して検索できる状態にすることで電子帳簿保存法に対応します。

詳細はGoogle Driveで電子帳簿保存法に対応する。をご確認ください。

ラベルを利用した契約書の管理

機密保持契約書や個別契約書等にラベルを付与することで、どの取引先とどんな契約をむすんでいるかや期限を確認できるので、
更新の判断や管理を効率的に行うことができるようになります。

ラベルを利用した図面の管理

各種の図面にラベルを付与することで、取引先や部品や製品、図面番号や関連区分などで簡単に検索することが可能になります。
また、GoogleドライブはBusiness Standardでも容量2TB×ユーザー数もあるため、大容量・大量の図面があっても
ストレージの心配がありません。

ラベルの管理者設定

　
ラベル機能を使うにはGoogle 管理コンソール（admin.google.com）で次の操作を行います。
メニュー アイコン 次に [アプリ] > [Google Workspace] > [ドライブとドキュメント] に移動します。
アクセスするにはサービス設定の管理者権限が必要です。

[ラベル] をクリックします。
[ラベルをオンにする] を選択します。
[保存] をクリックします。

※2024年7月からメニュー場所が「データ分類」の配下に変更になります。

ラベルの利用が可能になったらhttps://drive.google.com/labelsにアクセスしてラベルを追加・管理します。

ラベルに設定したい項目を登録します。
データの属性は「オプションリスト」「日付」「数値」「テキスト」「ユーザー」が登録できます。
設定が完了したら「公開」することでユーザーがラベルを利用可能になります。

ラベルの利用（付与）

ユーザーが各種ファイルにラベルを付与するにはGoogle Driveの画面でファイルを右クリックして、
ラベル＞ラベルの適用をクリックします。

ラベルの利用（検索）

ラベルを利用した検索は簡単です。
Google Driveの検索オプションにラベルやラベル内の項目を指定して検索することができます。

ラベルが利用できるエディション

最後にラベルの利用できるエディションについてです。
Googleドライブのラベル機能はBusiness Standard以上のエディションでご利用いただけます。
※Business Starterではご利用いただけません。

Drive Labeler（ドライブラベラ）でもっと便利に

Google Driveだけではできない「ラベル情報の一覧表示」や、「ラベルデータの一括出力」、
「AIによる自動ラベル入力」などをご希望の場合はDrive Labeler（ドライブラベラ）をご検討いただければ幸いです。

まとめ

ラベルは、Google ドライブを最大限に活用するための機能です。
ラベルを活用することで、ファイルを整理し、情報を見つけ、作業効率を向上させることができます。
ぜひ、今日からラベルを使いこなして、Google ドライブを最強のツールに変身させてください。

Google Driveラベルについてのご相談やお困りのことがりましたら、こちらまでお問合せください。